Organização, no fim, é uma questão de prioridades. Mas há algumas dicas legais que podem te ajudar bastante, e elas estão aqui

Nem todo mundo trabalha das 8h às 18h. E, quando seu horário não entra em caixinhas nem tem cartão pra bater – ou, ainda, quando você tem projetos paralelos junto com o seu emprego normal –, é muito mais fácil de se perder, deixar várias coisas sem fazer ou passar o tempo todo se queixando da velha falta-de-tempo-para-tudo. No entanto, há algumas dicas de produtividade que te ajudam a manter sua energia para dar conta de tudo e não perder o controle das coisas. Quem deu as dicas foi o Eric Ravenscraft, que trabalhou durante muito tempo com filmes (e, por isso, teve a rotina menos fixa possível) e ele escreveu isso tudo lá no Lifehacker.

Pratique a arte de alternar tarefas, e sobreponha seus objetivos

Algumas pessoas dizem que são ótimas com essa coisa de multitarefas. A verdade é que nenhum de nós é tão maravilhoso nisso – pelo menos em questão de tarefas que nós temos que fazer. Nossos cérebros são muito bons em fazer com que nossos pulmões respirem, o coração bata e os olhos vejam, tudo ao mesmo tempo. Mas quando se trata de fazer as coisas, o mais rápido que a gente chega de ser multitarefas, na verdade, é alternar muito rápido entre uma tarefa e outra.

Às vezes, essa alternância super-rápida de tarefas é necessária e útil – para um guarda de trânsito que precisa estar atento a várias ruas simultaneamente, por exemplo. Mas, em outras situações, é mó desserviço. Se distrair com um email que acabou de chegar, por exemplo, pode bagunçar horas e horas de produtividade para você. A chave para conseguir alternar tarefas com sucesso é saber quando isso é necessário: porque aí, você vai saber também quando deve focar totalmente em uma só tarefa.

Algumas dicas que ajudam a pensar nessa relação entre alternância de tarefas e foco total:

• Se tem que ser feito nos próximos quinze minutos, alterne tarefas. Senão, foque: Quando você está sempre com pressa e sob pressão, pode parecer que todas as coisinhas são emergências. Mas nem tudo é tirar o pai da forca: se você tem três tarefas para cumprir e as três precisam ser feitas nos próximos quinze minutos, alterne-as rapidamente. Senão, foque em uma até terminar, e depois vá para a outra e a outra.
  
• Se você conseguir, adiante algumas coisas que vão ficando prontas enquanto você faz outras: Colocar as roupas na máquina de lavar e ligar tudo leva uns cinco minutos e ela pode ficar lá, funcionando, durante horas enquanto você faz outras coisas. Você pode checar seus emails enquanto espera um vídeo carregar. Se uma tarefa pode ser feita como ‘plano de fundo’, organize-a para começar a fazer antes e escolha algumas coisas para fazer enquanto ela fica pronta.
• Cumpra tarefas que estão fisicamente próximas ao mesmo tempo: Se você está trabalhando no escritório ou fazendo qualquer coisa na cozinha, quanto mais tarefas você conseguir fazer enquanto está naquele lugar, melhor. Quando chega na sala, ou no quarto, ou no computador, pense em todas as coisas que você pode resolver ali.

Obviamente, não há uma regra perfeita que diga em que ordem as coisas têm que ser feitas. O segredo é ser adaptável e saber priorizar as tarefas para determinadas situações. As dicas que demos acima devem ajudar, mas lembre-se de ser flexível inclusive com elas. O melhor plano pode não ser aquele com que você está acostumado. O melhor plano é sempre o que permite ter mais trabalho pronto no menor tempo possível.

Encontre o ‘centro’ da sua agenda para saber quando você pode ser flexível

Seus horários podem ser irregulares, mas não precisam estar fora de controle. Mesmo se eles não estão organizados perfeitamente, você normalmente consegue encontrar o ‘centro’ da sua agenda. Lá, estão aquelas partes do seu horário que não mudam de semana para semana, ou as coisas mais importantes que você precisa terminar de fazer. Podem ser suas aulas da faculdade, por exemplo, ou seu emprego principal. Coloque essas tarefas no núcleo da sua agenda e organize o resto a partir delas.

O dia de lavar roupas, por exemplo, não precisa ser o mesmo toda semana. Se você lavar suas roupas na quinta-feira e, na semana seguinte, lavá-las na sexta, sua vida não vai acabar. Como mencionamos mais cedo, você já deve estar priorizando e compartimentalizando suas tarefas. Ter algo fixo na sua agenda mostra onde essas tarefas mais flexíveis podem se encaixar. Além disso, você começa a perceber uma estabilidade bem maior na sua vida (e você precisa muito disso, acredite).

Esse centro da sua agenda, de que estamos falando tanto aqui, é a fundação sobre a qual se organizam suas outras tarefas. Por exemplo: se você trabalha de terça a sábado, já sabe que domingo ou segunda-feira pode ser o dia de lavar roupa. Se você escolhe a segunda para fazer a lavanderia, já pode agilizar e ir limpando a casa enquanto as roupas estão na máquina (o que aplica aqueles princípios de deixar algumas coisas fazendo enquanto resolve outras e de fazer as tarefas que são do mesmo lugar de uma vez só). Aí, já te sobrou o domingo pra fazer compras e preparar algumas refeições da semana. Uma vez que você estabelece algumas regras para priorizar tarefas, as coisas vão se encaixando muito bem.

Aproveite ao máximo suas sonecas e períodos de descanso

Manter uma rotina irregular costuma significar sono bagunçado (e até aí, tudo bem). No entanto, falta de sono pode afetar muito a sua produtividade, o que mexe ainda mais com sua agenda enquanto você tenta, desesperadamente, deixar as coisas normais de novo. A boa notícia é que ninguém precisa (nem pode) desistir de dormir, mesmo que você não consiga dormir aquelas oito horinhas todo dia.

Cochilar pode ser uma boa alternativa – ou a única coisa que te mantém vivo – nessas situações. Como para todas as outras coisas, descobriram um jeito melhor de cochilar:

• Cochile durante um tempo determinado: Aquela dormidinha é excelente para melhorar sua atenção, criatividade, motivação e energia. A duração dela afeta o tipo de benefício que seu cérebro recebe. Enquanto um cochilo de 10 a 20 minutos é ótimo para dar aquele gás e te deixar mais alerta e com mais energia, um cochilo de 90 minutos envolve um ciclo de sono completo e te deixa renovado, mais criativo e mais focado.
• Escolha a hora certa do dia para tirar uma pestana: Mesmo quando você não está com sono, seu corpo está no meio de um ritmo circadiano que afeta seu cérebro. Isso parece complicado mas, resumidamente, significa que há horas melhores do dia para tirar um cochilo do que outras, e essas horas dependem da sua rotina normal e também da hora em que você acordou.
• Combine o cochilo com um pouco de cafeína: Todo mundo tá careca de saber que deixar de dormir e ficar tomando litros de café para se manter trabalhando é uma péssima ideia. Mas ingerir um pouquinho de cafeína antes de cochilar pode te ajudar a acordar mais focado. Só, pelamordedeus, não troque sono por café.

Dormir pode parecer um luxo quando você tem mil coisas para fazer, mas é o que você menos deveria deixar de lado – porque você precisa dormir pra fazer tudo direito. Não precisamos de mais zumbis no mundo: otimize o tempo em que você está acordado e durma uma quantidade decente de horas.

Faça o melhor de suas refeições e lanches

Depois do sono, os hábitos alimentares são os primeiros a serem negligenciados quando estamos apurados com as coisas e sem tempo para nada. Há milhares de lugares onde você pode encontrar fast food, mas elas dificilmente são a opção mais saudável. Daí que pode precisar de um pouquinho de planejamento, mas é possível se manter saudável e bem alimentado sem precisar passar o dia todo na cozinha.

Quanto mais refeições você conseguir deixar prontas com antecedência, melhor. Aquelas panelas estilo slow cooker também são legais para isso: você deixa os ingredientes lá e, depois de um tempo, está tudo pronto (e gostoso) sem precisar pilotar fogão o tempo todo.

Mas essa coisa de rotina atolada de coisas para fazer não tem só a ver com o tempo. Controlar seus níveis de energia é tão importante quanto, e você deve fazer isso através da alimentação: por exemplo, logo pela manhã, a proteína é sua melhor amiga. Prestar atenção no nível de açúcar em seu sangue também é bom para garantir que você não entra em colapso durante o dia. Faça vários pequenos lanches com vegetais, frutas e grãos (uma castanha aqui, uma noz ali) e você também vai prevenir as baixas de energia. Aí, é só fechar com muita água e seu corpo vai funcionar como uma máquina sem nada de exaustão.

Faça pausas e aprenda a dizer não

É bem provável que, mesmo num emprego caótico, você não esteja tão ocupado quanto pensa que está. Se você começa a fazer o trabalho sem um plano mais ou menos estabelecido de como vai fazê-lo, você será muito pouco eficiente em tudo. É por isso que fazer umas pausas e dizer não são duas as ferramentas mais importantes que você pode ter no seu arsenal de pessoa-mais-eficiente-do-mundo.

Quando seu horário é meio imprevisível, você não consegue ter uma ideia exata de quanto tempo tem livre de verdade. Daí é um pulo para marcar muito compromisso e mandar ver no overbooking da sua própria agenda. Não caia na cilada (Bino) de ter coisa demais pra fazer utilizando a palavra mágica não. O não te permite manter as distrações bem longe. O não te ajuda a acabar com aquela pilha de coisas-para-fazer. O não te ajuda a decidir o que é realmente importante para você (como já dizia o poeta Chorão, ‘cada escolha uma renúncia isso é a vida’).

Um tempo para ficar de boas também é importante. Não só par a sua sanidade mental, mas também para ser mais produtivo. A Síndrome de Burnout é uma coisa real e atinge um monte de gente – e, acredite, você não quer isso para a sua vida. Imagina ter que parar por um tempão e abandonar todos os seus planos só porque você não conseguiu tocar tudo de um jeito saudável? Devagar e sempre: não carregue mais do que você consegue.